ZARZĄDZENIE NR 42/2013 WÓJTA GMINY WIELGIE z dnia 27 maja 2013 r. w sprawie określenia harmonogramu przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego oraz wzorów spisów zdawczo - odbiorczych, oraz innych środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

ZARZĄDZENIE NR 42/2013

WÓJTA GMINY WIELGIE

z dnia 27 maja 2013 r.

w sprawie określenia harmonogramu przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego oraz wzorów spisów zdawczo - odbiorczych, oraz innych środków ewidencyjnych archiwum

zakładowego.

Na postawie § 63 ust.1 Instrukcji kancelaryjnej oraz § 10 ust. 2 Instrukcji archiwalnej wprowadzonych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zmian.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Określa się wzory środków ewidencyjnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 42/2013

Wójta Gminy Wielgie

z dnia 27 maja 2013 r.

HARMONOGRAM PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW D O ARCHIWUM

ZAKŁADOWEGO

Zgodnie z § 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej teczki przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku ich zakończenia. W związku z wejściem w życie Instrukcji kancelaryjnej z mocą obowiązywania od 01.01.2011 r. oraz zaleceniami pokontrolnymi wydanymi przez Archiwum Państwowe w Toruniu pismem OAZ.421.1.2013 dokumentacja będzie przejmowana następująco:

- w 2013 r. do dnia 30.09.2013r. będzie przyjmowana dokumentacja wytworzona w 2010 r. i wcześniej;

- w 2014 r. będzie przyjmowana dokumentacja wytworzona w 2011 r.;

- w 2015 r. będzie przyjmowana dokumentacja wytworzona w 2012 r.;

- w 2016 r. będzie przyjmowana dokumentacja wytworzona w 2013 r. itd.

Natomiast w latach kolejnych harmonogram przyjęć dokumentacji przedstawia się następująco:

1. kierownik Urząd Stanu Cywilnego, ewidencja działalności gospodarczej - styczeń,

2. st. ds. ewidencji ludności – luty,

3. st. ds. samorządowych, kadr i obsługi Rady Gminy – marzec,

4. st. Informatyk, sekretarka – marzec,

5. księgowość budżetowa, kasa – kwiecień,

6. księgowość podatkowa – maj,

7. st. ds. funduszy europejskich oraz płac – czerwiec,

8. st. ds inwestycji - Koordynator zespołu ds. programów i projektów – lipiec,

9. st. ds. komunalnych i OC – sierpień,

10. st. ds. ochrony środowiska i rolnictwa – wrzesień,

11. st. ds. planowania przestrzennego i dróg – wrzesień,

12. st. ds. gospodarki odpadami – październik,

13. kierownik referatu rozwoju gminy – październik,

14. Sekretarz Gminy – październik.

Przekazywana dokumentacja musi być przygotowana i uporządkowana zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej, w przeciwnym wypadku archiwista zakładowy odmówi jej przejęcia.

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 42/2013

Wójta Gminy Wielgie

z dnia 27 maja 2013 r.

WZORY ŚRODKÓW EWIDENCYJNYCH ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Wzór Nr 1

spis zdawczo - odbiorczych dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego

...................................................................

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ..............

Przekazujący: Przyjmujący:

/imię i nazwisko kierownika jednostki organizacyjnej/ /imię i nazwisko archiwisty/

Spis sporządził:

Wzór Nr 2

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO - ODBIORCZYCH

..................................................

(nazwa zakładu pracy)

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH

Wzór Nr 3

WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM

/miejscowość, i data/

/imię i nazwisko wnioskującego/ nazwa i adres instytucji

Wnoszę o udostępnienie dokumentacji będącej w posiadaniu archiwum zakładowego tut. Urzędu wytworzonej przez..................................................................................................

/nazwa komórki organizacyjnej, która dokumentacje wytworzyła/

z lat: poprzez:...............................................................................................................................

/proszę podać sposób udostępnienia; wypożyczenie na stanowisko pracy; skorzystanie na miejscu; wypożyczenie przez Sądy bądź też inne uprawnione organy /

w celu:.........................................................................................................................................

UZASADNIENIE:..............................................................................................................................................................................................................................................................................

/proszę podać tylko w przypadku wypożyczenia przez osoby z poza urzędu/

......................................................................

/imię, nazwisko i podpis wypożyczającego/

Niniejszym wyrażam/nie wyrażam zgody na udostępnienie w/w dokumentacji.

...............................................................

/ data i podpis wójta lub osoby upoważnionej /kierownika komórki organizacyjnej/ sekretarza gminy*

* - niepotrzebne skreślić;

** - niepotrzebne skreślić: w przypadku pracownika gminy zgodę wyraża kierownik komórki organizacyjnej, która dokumentacje wytworzyła, bądź też sekretarz gminy natomiast w przypadku osób lub instytucji spoza urzędu niezbędna jest zgoda wójta bądź też osoby przez niego upoważnionej.

................................. .................................................

/podpis archiwisty/ /podpis osoby przejmującej dokumentację/

Wzór Nr 4

/Nazwa zakładu pracy/

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) WYTYPOWANEJ DO BRAKOWANIA

........................................................................................................................................................

/miejsce na opinię kierownika komórki organizacyjnej .